Apa itu webmail? pentingkah untuk bisnis kita?. Ok, kita akan bahas bersama di artikel ini. Pernahkah Anda melihat email dengan alamat website dibelakang tanda (@)?. Jika pernah, itulah yang disebut dengan webmail atau sering disebut juga dengan email domain. Gunanya untuk apa sih? tentu saja untuk mengirim dan menerima email seperti halnya Gmail atau Yahoo. Namun, webmail mempunya keunggulan tersendiri yaitu dalam hal prestige. Dengan memiliki email yang extensinya adalah domain website, perusahaan/usaha Anda akan lebih terkesan profesional/bonafide. Kami berikan contoh misalnya nama perusahaan Anda adalah PT. Karunia Indah Teknik, kemudian nama website perusahaan Anda adalah karuniaindah.co.id, maka Anda bisa membuat email dengan alamat hendra@karuniaindah.co.id (misal nama Anda adalah Hendra). Dengan begini, jelas perusahaan Anda akan terkesan lebih bonafide dibanding dengan menggunakan Gmail misalnya karuniaindah1991@gmail.com. Sampai sini, Anda sudah paham tentang apa itu webmail?. Lalu, apakah ada resiko tertentu? amankah untuk bisnis Anda? yuk kita bahas bersama.

Apa itu webmail dan apa saja yang perlu diperhatikan?

Banyak perusahaan yang mewajibkan penggunaan webmail sebagai salah satu tombak utama untuk berbisnis. Sebagai contoh adalah misalnya Anda memiliki perusahaan B2B. Setiap harinya perusahaan Anda selalu kirim dan terima email, baik penawaran maupun invoices. Kalau Anda mengirim email dengan Gmail / Yahoo, tentu saja calon klien akan merasa ragu dengan kredibilitas perusahaan Anda. Tapi, keuntungan menggunakan Gmail adalah tangguhnya kualitas dan performa emailnya yang luar biasa. Sehingga 0% kemungkinan email Anda error atau terkena gangguan. Jelas saja karena Gmail adalah perusahaan raksasa milik Google.

Lalu bagaimana dengan webmail? apakah webmail memiliki performa yang sama dengan Gmail?

Jawabanya adalah : Tergantung platform apa yang Anda gunakan. Perlu Anda ketahui jika webmail bisa dipakai di beberapa platform. Setidaknya ada 4 platform populer yang paling sering digunakan. Biar tidak salah kaprah, yuk kita bahas bersama agar Anda mengetahui apa saja yang perlu disiapkan.

1. G-Suite by Google (Berbayar)
   • Jika Anda punya uang lebih, kami lebih merekomendasikan untuk menggunakan G-Suite. Ini adalah salah satu dari produk Google yang paling fantastis. Cara kerjanya sama persis dengan Gmail, tampilanya pun juga sama. Bedanya hanya Anda menggunakan email dengan nama domain website. Performanya tentu tidak bisa diragukan lagi, 0% down dan error.
   • Kekuranganya apa? karena performanya sudah ditanggung oleh Google, maka Anda wajib membayar kurang lebih $5 setiap bulanya (per akun) atau langsung setahun juga bisa. Untuk harga resminya bisa Anda lihat di website resmi G-Suite.
   • Kalau perusahaan Anda punya banyak karyawan, tentu G-Suite akan memakan banyak biaya. Jika per 1 akun/karyawan saja Anda harus membayar sekian dollar/bulan, tentu akan sangat mahal jika karyawan Anda mencapai puluhan atau ratusan orang.
2. Microsoft Outlook (Gratis)
   • Ini adalah yang paling banyak digunakan diantara platform yang lain. Selain gratis, Anda juga bisa mengatur agar semua attachment dan email hanya masuk ke Outlook saja. Jadi tidak akan memakan kuota/disk space website Anda. Tapi itu perlu pengaturan khusus ya, kalau secara default tetap akan memakan kuota website.
   • Anda tidak perlu membeli Outlook, biasanya disemua PC/Laptop pasti ada. Outlook sudah merupakan aplikasi bawaan dari Microsoft Office. Tutorial memasukan webmail ke Outlook juga bisa Anda cari di Google, sudah banyak sekali yang menuliskanya.

   • Lalu apa kekurangan dari Microsoft Outlook?

     • Jika akun email yang ingin Anda pakai lebih dari 5 pengguna, Anda wajib membeli website dengan hosting/server yang profesional agar tidak mudah kena block. Perlu Anda ketahui, hosting/server yang murah akan sangat mudah melakukan block kepada akun email yang salah password saat login. Jadi ketika salah satu karyawan di kantor salah password saat login, maka semua email perusahaan akan diblock oleh server. Sehingga komunikasi via email di kantor Anda akan terganggu. Parah kan?
     • Solusinya apa? sesuai dengan penjelasan diatas, Anda wajib membeli website dengan hosting/server profesional. Coba Anda lihat harga website perusahaan disini, kami merekomendasikan Anda untuk menggunakan Paket Profesional. Kenapa begitu? karena kami sudah menggunakan server terbaik untuk di semua performa baik webmail, transaksional, blog maupun akses website biasa.
3. Smartphone (Gratis)
   • Ini hampir sama dengan Microsoft Outlook, sama gratisnya. Tapi tidak begitu kami rekomendasikan jika harga smartphone Anda murah (mohon maaf). Selain memakan kuota, website Anda juga akan menjadi sangat lemot. Kecuali jika Anda menggunakan smartphone kelas flagship, ya silahkan saja. Kekurangan lainya adalah Anda tidak bisa mengirim email seleluasa ketika menggunakan laptop atau PC. Tapi jika itu sudah cukup, maka tidak menjadi masalah.
4. Webmail Cpanel (Gratis)
   • Webmail Cpanel adalah platform bawaan saat membeli website. Anda bisa mengaksesnya dengan mengetik www.domainanda.com/webmail (tambahkan /webmail dibelakang website Anda). Kami sangat tidak merekomendasikan untuk Anda menggunakanya. Selain akan memakan kuota/disk space website, Anda juga tidak akan bisa menerima notifikasi saat ada email masuk. Cukup aneh ya? tapi bisa jadi opsi jika Microsoft Outlook atau Smartphone Anda bermasalah.

Lalu Apa Kesimpulanya?

• Jika Anda hanya ingin menggunakan 1 akun email saja, gunakan G-Suite. Toh Anda hanya akan membayar kurang lebih $5 setiap bulanya. (Cek harga di website resminya ya).
• Jika Anda punya karyawan banyak tapi juga punya uang lebih untuk membayar akun email semua karyawan, gunakan G-Suite.
• Tapi jika karyawan Anda banyak tapi tidak punya uang untuk membayar G-Suite, gunakan saja Microsoft Outlook.
• Jika cuma mau coba-coba dulu atau baru merintis usaha, gunakan Microsoft Outlook atau Gmail saja sudah cukup.

* Yang perlu diingat : Bagi beberapa perusahaan, ada yang masih tetap menggunakan Gmail karena kebutuhan Google Drive dan beberapa konektifitas third party.

Oke, semoga artikel ini membantu Anda dalam menentukan pilihan yang terbaik. Selamat mencoba 🙂